Di seguito sono riportate le definizioni, i ruoli e i principi applicati da Italiana Investigatori.
1. Definizione di consenso: il consenso è l’espressione di una volontà libera, specifica, informata e inequivocabile con cui l’Interessato accetta il trattamento dei propri dati personali. Tale manifestazione può avvenire attraverso differenti modalità, tra cui la sottoscrizione di clausole contrattuali, la selezione di caselle di spunta in documenti cartacei o digitali o l’accettazione esplicita in moduli online.
In ambito UE e in altri territori, come il Canada, il consenso al trattamento di dati sensibili richiede una chiara azione confermativa da parte dell’Interessato.
2. Definizione di dati: per dati si intende qualsiasi informazione suscettibile di trattamento automatizzato, registrata ai fini di tale trattamento o conservata in un sistema di archiviazione strutturato. Rientrano in questa nozione dati digitali, registrazioni audio e video e dati manuali inseriti in archivi organizzati.
3. Ruoli nel trattamento dei dati:
→ Titolare del Trattamento: il soggetto che determina finalità e modalità del trattamento dei dati personali.
→ Esportatore di Dati: il Titolare o il Responsabile che trasferisce dati personali oltre i confini nazionali.
→ Importatore di Dati: il soggetto che riceve dati personali provenienti dall’estero per un ulteriore trattamento.
→ Responsabile del Trattamento: chiunque tratti dati personali per conto del Titolare, anche sulla base di specifici accordi contrattuali.
4. Categorie di interessati: gli interessati comprendono clienti, utenti online, dipendenti, fornitori e ogni altra persona fisica i cui dati personali siano oggetto di raccolta o trattamento.
5. Definizione di dati personali e dati sensibili: i dati personali comprendono informazioni che identificano o possono identificare un individuo. Non includono dati anonimizzati o pubblicamente accessibili, salvo il caso in cui tali dati siano combinati con dati personali privati.
I dati sensibili costituiscono una sottocategoria che può includere informazioni relative a razza, convinzioni religiose, opinioni politiche, salute, orientamento sessuale, affiliazione sindacale e procedimenti giudiziari o reati, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
6. Operazioni di trattamento: il trattamento comprende raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, adattamento, modifica, divulgazione, cancellazione e distruzione dei dati, sia con strumenti manuali sia attraverso sistemi automatizzati.
7. Sistema di archiviazione pertinente: qualsiasi insieme strutturato di dati personali, conservato in formato elettronico o cartaceo, organizzato in modo da rendere accessibili le informazioni relative a specifici individui. Sono ricompresi database digitali e archivi manuali organizzati; ne restano esclusi i dati puramente anonimi o statistici.
8. Tecnologie di trattamento: comprendono tutti i mezzi utilizzati per raccogliere o trattare dati personali, inclusi sistemi informatici e di telecomunicazione, dispositivi di registrazione, tecnologie biometriche e sistemi di videosorveglianza.
9. Impegno alla conformità globale: questa politica esprime il nostro impegno a garantire che tutte le operazioni di trattamento dei dati personali rispettino rigorosamente le leggi e i regolamenti applicabili a livello globale. Italiana Investigatori è orientata al mantenimento di elevati standard di privacy e protezione dei dati, in coerenza con i principi di riservatezza e integrità delle informazioni.
10. Applicazione universale: la presente Politica sulla Privacy si applica a tutti i dipendenti, sia full-time sia part-time, alle agenzie di lavoro temporaneo, ai fornitori, ai clienti e a ogni altra parte che possa ricevere, accedere o fornire dati personali a Italiana Investigatori. La sua applicazione prescinde dalla collocazione geografica, per garantire una protezione coerente dei dati personali su scala globale.
11. Adesione al GDPR e ad altre leggi locali: Italiana Investigatori assume i principi del GDPR come base di riferimento per la protezione dei dati e la conformità alla privacy in tutte le giurisdizioni in cui opera. Riconosciamo tuttavia l’esistenza di specificità normative locali e ci impegniamo, ove necessario, a integrare la presente politica con linee guida aggiuntive idonee a soddisfare requisiti particolari.
12. Accordi di trasferimento dati: per facilitare il trasferimento sicuro dei dati personali all’interno della nostra rete globale, abbiamo adottato accordi di trasferimento dati basati su clausole contrattuali standard riconosciute a livello internazionale. Tali accordi garantiscono che i dati trasferiti tra le entità del gruppo ricevano un livello di protezione conforme o superiore a quello previsto dal GDPR.
13. Notifica alle autorità di protezione dei dati: in linea con il nostro impegno verso trasparenza e conformità normativa, ci impegniamo a notificare le autorità competenti per la protezione dei dati in tutte le giurisdizioni in cui tale adempimento sia richiesto in relazione al trattamento dei dati personali.
14. Determinazione del ruolo nel trattamento dei dati: Italiana Investigatori identifica con chiarezza il proprio ruolo, sia come Titolare sia come Responsabile del Trattamento, in ogni specifica circostanza di trattamento, così da assicurare una corretta attribuzione delle responsabilità e il rispetto dei requisiti legali applicabili.
15. Principi di protezione dei dati di Italiana Investigatori: aderiamo ai seguenti principi fondamentali nella gestione dei dati personali:
→ Trattamento equo e legale: i dati personali saranno trattati in modo equo e secondo legge.
→ Finalità specifiche: i dati personali saranno raccolti esclusivamente per scopi definiti, chiari e legittimi e non saranno trattati ulteriormente in modo incompatibile con tali finalità.
→ Limitazione della raccolta: i dati personali saranno adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per cui sono trattati.
Basi per il trattamento:
→ il trattamento si basa sul consenso dell’interessato;
→ è necessario per l’esecuzione di un contratto o per intraprendere azioni precontrattuali su richiesta dell’interessato;
→ è necessario per il rispetto di un obbligo legale;
→ è necessario per proteggere interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona;
→ è necessario per il legittimo interesse di Italiana Investigatori o di terze parti, salvo prevalenza dei diritti e delle libertà fondamentali dell’interessato.
→ Sicurezza dei dati: adotteremo misure fisiche, tecniche e organizzative adeguate per prevenire il trattamento non autorizzato o illecito dei dati personali, nonché la loro perdita accidentale, distruzione o danneggiamento.
16. Trasferimento dei dati a terzi: i dati personali non saranno trasferiti a terzi, entità, paesi o territori senza aver prima assicurato un adeguato livello di protezione dei dati.
→ I trasferimenti avverranno solo per finalità coerenti con quelle originarie di raccolta dei dati o per ulteriori finalità consentite dalla legge.
→ Qualsiasi trasferimento di dati personali a terzi sarà regolato da accordi contrattuali o da accordi intragruppo idonei ad assicurare il rispetto dei requisiti di protezione.
→ Per i dati trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), ci assicureremo che la destinazione offra un livello adeguato di protezione o che siano in atto garanzie adeguate.
→ In mancanza di un livello adeguato di protezione o di garanzie equivalenti, il trasferimento avverrà soltanto nei casi consentiti dalla legge, tra cui consenso informato, esecuzione di un contratto, interesse pubblico, accertamento o difesa di un diritto in sede giudiziaria o tutela di interessi vitali.
17. Prevenzione dei sistemi informativi non conformi: il Responsabile della Tecnologia (CTO) di Italiana Investigatori è incaricato di definire procedure per valutare l’impatto delle nuove tecnologie o degli aggiornamenti di quelle esistenti sulla privacy e sulla sicurezza dei dati personali. Nessun sistema o aggiornamento sarà implementato fino a quando non sia stata verificata la piena conformità alle misure di protezione dei dati e ai requisiti legali applicabili.
18. Raccolta dei dati personali: i dati personali saranno raccolti direttamente dall’interessato, salvo i casi in cui la natura dell’attività richieda la raccolta di dati da fonti terze. In tali circostanze, sarà nostra cura acquisire conferma scritta dal fornitore dei dati circa il consenso dell’interessato al trasferimento delle informazioni a Italiana Investigatori, ove richiesto dalla legge.
19. Diritti dell’interessato: gli interessati possono richiedere informazioni sui dati personali detenuti da Italiana Investigatori. Una procedura dedicata registrerà e traccerà ogni richiesta, garantendo risposta entro 40 giorni o entro un termine inferiore, ove previsto dalla legge locale. L’interessato ha diritto di richiedere la correzione o l’integrazione di dati inesatti o incompleti. Potranno essere applicate tariffe ragionevoli per coprire i costi di gestione delle richieste, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
20. Dati sensibili: il trattamento di dati sensibili sarà effettuato solo se espressamente autorizzato dalla legge o se l’interessato ha prestato un consenso esplicito. In casi eccezionali, come emergenze mediche che coinvolgano soggetti incapaci di prestare il consenso, il trattamento potrà avvenire per tutelare interessi vitali.
21. Garanzia della qualità dei dati: i dati personali saranno conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario agli scopi consentiti. Politiche di conservazione specifiche definiranno i periodi appropriati per la cancellazione dei dati, in conformità con la normativa applicabile. La cancellazione potrà avvenire su richiesta dell’interessato o quando i dati non siano più necessari per le finalità del trattamento.
22. Trattamento intragruppo: per il trattamento dei dati all’interno del gruppo, Italiana Investigatori stipulerà accordi basati sulle clausole contrattuali standard dell’UE, assicurando che la responsabilità dei dati sia chiaramente definita e che siano disciplinati i ruoli di esportatore e importatore di dati tra le entità coinvolte.
23. Responsabili del trattamento terzi: quando ci avvaliamo di servizi di terzi, selezioniamo partner che garantiscano un adeguato livello di sicurezza dei dati, stabilendo accordi che li obblighino al rispetto di misure di protezione coerenti con le politiche di Italiana Investigatori.
24. Contratti scritti per terzi responsabili del trattamento: Italiana Investigatori si impegna a formalizzare accordi scritti con ogni Responsabile del Trattamento esterno, imponendo il rispetto di standard di privacy e sicurezza conformi alle normative locali e internazionali. Tali contratti specificheranno i requisiti di protezione dei dati, assicurando che i terzi aderiscano ai medesimi livelli di sicurezza e riservatezza richiesti a Italiana Investigatori.
25. Audit dei responsabili del trattamento terzi: Italiana Investigatori conduce audit periodici sui processi di trattamento dei dati gestiti da Responsabili del Trattamento esterni. Tali controlli si concentrano sulle procedure di trasferimento dei dati e sulle misure di sicurezza adottate, al fine di garantire la conformità continua alle politiche di protezione dei dati e prevenire violazioni.
26. Comunicazione delle potenziali sanzioni per inadempimento: il Responsabile della Governance dei Dati (DPO) informerà soci, amministratori e dirigenti di Italiana Investigatori in merito alle potenziali conseguenze legali derivanti dal mancato rispetto delle normative sulla protezione dei dati, incluse sanzioni penali e civili, quali multe, reclusione e risarcimento danni.
Sarà inoltre chiarito che tali soggetti possono essere ritenuti personalmente responsabili per violazioni commesse dall’organizzazione con il loro consenso, in collusione o per effetto di negligenza.
27. Sicurezza dei dati: la politica di gestione della sicurezza dei dati di Italiana Investigatori prevede l’adozione di misure fisiche, tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, prevenendo accessi non autorizzati, alterazioni, perdite o danneggiamenti, in funzione della natura dei dati e dei rischi connessi.
La politica di sicurezza sarà sottoposta a revisione annuale o più frequentemente in presenza di modifiche significative nelle procedure di sicurezza o nelle tecnologie impiegate.
Le misure di sicurezza implementate comprendono:
→ limitazione dell’accesso ai dati personali ai soli soggetti autorizzati, secondo il criterio della necessità di conoscerli;
→ protezione dei dati personali trasmessi elettronicamente o conservati su supporti fisici da accessi non autorizzati;
→ adozione di procedure per prevenire la distruzione o la perdita accidentale dei dati;
→ separazione dei dati raccolti per finalità differenti, assicurando un trattamento indipendente e coerente con ciascuna finalità;
→ garanzia che i dati non siano conservati oltre il periodo necessario, in conformità con le politiche di conservazione, e che i dati trasferiti a terzi siano adeguatamente protetti o distrutti secondo necessità.
La presente definizione dei principi di trattamento è volta a chiarire i concetti fondamentali relativi alla gestione dei dati personali, assicurando che Italiana Investigatori operi in piena conformità con la normativa sulla protezione dei dati e con elevati standard di trasparenza e sicurezza.
